Przejdź do treści

Dynamiczne zmiany na rynku, rozwój technologii, konieczność dostosowywania się do ciągłych zmian w prawie i regulacjach, czy presja firm konkurencyjnych to tylko jedne z wielu czynników wpływających na to, że firmy realizują coraz więcej projektów. Ich liczba, jak i złożoność generują szereg wyzwań w ich realizacji. Dlatego potrzeba efektywnego, gwarantującego powodzenie projektu zarządzania stała się celem samym w sobie, a wokół zarządzania projektami powstało wiele metodyk, które mają w tym pomóc. Wybór odpowiedniej metody zarządzania projektami, powinien być oparty o potrzeby firmy, takie jak: rodzaj i ilość realizowanych projektów, czy powtarzalność przedsięwzięć. W poniższym artykule przedstawimy Ci 11 najpopularniejszych metodyk w tym obszarze. 

Metodyka zarządzania projektami – dlaczego jest ważna?

Każde złożone przedsięwzięcie cechuje się wysoką niepewnością i ryzykiem. Natomiast wdrożenie odpowiedniej metody zarządzania projektami dostarcza sposobów jak sobie z tą niepewnością, ryzykiem, a także złożonością projektów poradzić, tak, aby cel projektu został zrealizowany. Wykorzystując metodyki projektowe zyskujemy pewność, że projekty są zarządzane w racjonalny sposób, realizując zakładane cele, przynosząc tym samym  korzyści biznesowe dla Organizacji. Wdrażając metodykę zarządzania projektami:

1. Lepiej planujemy projekty, ponieważ metodyka pozwala na jasne zdefiniowanie celów, harmonogramu, zasobów i wymagań. Lepsze planowanie pozwala uniknąć nieporozumień i ogranicza ryzyko niepowodzenia projektu.

2. Stajemy się bardziej elastyczni i lepiej się adaptujemy do zmieniających się warunków rynkowych i potrzeb klienta. 

3. Skuteczniej zarządzamy ryzykiem. Metodyki zarządzania projektami pomagają w identyfikacji, analizie i eliminowaniu potencjalnych ryzyk. 

4. Lepiej kontrolujemy postępy. Metodyki umożliwiają regularne śledzenie postępu projektu, co pozwala na szybkie reagowanie na opóźnienia, dostosowywanie planów i minimalizację ewentualnych problemów.

5. Efektywniej wykorzystujemy zasoby, poprzez lepsze przydzielanie i zarządzanie zasobami, co przekłada się na efektywniejsze wykorzystanie czasu, pracy i budżetu projektu.

6. Poprawiamy komunikację w zespole. Struktura i narzędzia metodyk wspierają komunikację w zespole projektowym. Stałe spotkania, korzystanie z dostępnych narzędzi do współpracy online i transparentność postępu projektu sprzyjają lepszej współpracy.

7. Tworzymy lepszy produkt końcowy, dzięki koncentrowaniu się na jakości i przeprowadzaniu regularnych testów. 

8. Zyskujemy zadowolonego klienta, ponieważ skuteczne zarządzanie projektami przekłada się na dostarczanie produktów zgodnych z oczekiwaniami klienta. 

9. Utrzymujemy wiedzę w organizacji. Metodyki pomagają w tworzeniu dokumentacji projektowej, co ułatwia utrzymanie wiedzy w organizacji. Analizując tzw. lessons learned i wyciągając wnioski minimalizujemy wystąpienie tych samych błędów w przyszłości. Możemy również wykorzystać wcześniej zastosowane rozwiązania, nie tracąc czasu na szukanie innych. 

10. Szybsze dostarczanie wartości. Niektóre z metodyk pozwalają na szybsze dostarczanie wartości klientowi w krótkich iteracjach. To zwiększa konkurencyjność firmy na rynku.

11. Poprawa kultury organizacyjnej: Wprowadzenie metodyki zarządzania projektami może wpływać na kulturę organizacyjną, sprzyjającą współpracy, otwartości na zmiany i ciągłemu doskonaleniu. 

Metodyki różnią się między sobą, wykorzystują inne narzędzia i techniki zarządzania projektem, kładą nacisk na różne aspekty projektu. Nie ma metodyki, która byłaby odpowiednią dla każdej organizacji. Poniżej przegląd wybranych metodyk zarządzania projektami – w podejściu tradycyjnym (Waterfall) oraz zwinnym (Agile).

Metodyka Kaskadowa (Waterfall) – tradycyjna metoda zarządzania projektami?

Metodyki tradycyjne- znane również jako Kaskadowe/ Waterfall, to tradycyjne podejście do zarządzania projektami, które zakłada liniowy i sekwencyjny przebieg procesów. Zadania wykonywane są kaskadowo – w określonej kolejności. Podejście tozakłada, że każda faza projektu musi być zakończona, zanim rozpocznie się kolejna. Projekt jest z góry zaplanowany i to zarówno pod kątem zadań, budżetu jak i  terminu realizacji.

Co charakteryzuje metodyki kaskadowe:

Sekwencyjny Charakter: Każda z faz projektu musi być zakończona przed rozpoczęciem następnej. Brak możliwości powrotu do poprzedniej fazy po jej zakończeniu.

Jasno Określone Etapy: Każda faza ma dokładnie określone cele, wyniki i aktywności, co ułatwia planowanie i kontrolę projektu.

Sztywność Wymagań: Wymagania są zbierane na początku projektu 

Trudności w Dostosowaniu do Zmian: Model Kaskadowy ma ograniczoną elastyczność, co sprawia, że trudno jest dostosować projekt do zmieniających się wymagań czy sytuacji.

Długi Okres Produkcji: Wprowadzanie zmian po rozpoczęciu lub zakończeniu implementacji może być kosztowne i czasochłonne.

Prince2  – (Projects IN Controlled Environments)

PRINCE2 to standard zarządzania projektami, który dostarcza struktury do skutecznego planowania, monitorowania, i kontrolowania projektów. PRINCE2 definiuje siedem procesów, które obejmują wszystkie fazy życia projektu, od jego inicjacji po zamknięcie. Procesy te to: Rozpoczęcie, Inicjacja, Planowanie, Realizacja, Nadzorowanie i Sterowanie, Zarządzanie Zmianami oraz Zamknięcie. PRINCE2 jest często używane w projektach o dużym stopniu złożoności, zwłaszcza w korporacjach i organizacjach sektora publicznego. Metodyka ta dostarcza struktury, które pomagają w skutecznym zarządzaniu projektami, a jednocześnie pozostawia miejsce na dostosowanie jej do konkretnych potrzeb i warunków projektowych.

PMBoK

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) to zestaw standardów, praktyk i zasad związanych z zarządzaniem projektami,  opracowany przez Project Management Institute (PMI) we współpracy ze społecznością PM z całego świata. Metodyka PMBoK Guide obejmuje obszerne spektrum wiedzy i praktyk z zakresu zarządzania projektami, to kopalnia technik i narzędzi zarządzania projektami z której Project Manager może wybrać to co dla jego projektu jest adekwatne. Ta metodyka zdobyła światową sławę, a w Stanach Zjednoczonych funkcjonuje jako standard w  zarządzaniu projektami.

Agile – zwinne metodyki zarządzania projektami

Metodyka Agile to zwinne podejście do zarządzania projektem, które kładzie nacisk na elastyczność, współpracę zespołową, dostarczanie wartości klientowi i zdolność adaptacji do zmieniających się warunków. Agile ma swoje korzenie w dziedzinie rozwoju oprogramowania, ale obecnie jest szeroko stosowane w różnych obszarach biznesowych. Popularne ramy pracy oparte na metodologii Agile to m.in. Scrum, Kanban, XP (eXtreme Programming). Metodyka Agile jest szeroko stosowana w dzisiejszym środowisku biznesowym ze względu na jej zdolność do szybkiego reagowania na zmiany i dostarczania wartości klientowi w krótkich cyklach.

Główne zalety podejścia Agile:

– sprawna i transparentna komunikacja, koncentracja na wymaganiach Klienta

– elastyczność – dzięki cyklicznej pracy wszelkie zmiany można wprowadzić na każdym etapie projektu; zespoły projektowe mogą szybko reagować na nowe wymagania klienta, a także na problemy, które pojawiają się podczas realizacji projektu

– wysoka jakość – dzięki ciągłemu planowaniu prac oraz testowaniu poszczególnych części projektu finalny produkt jest maksymalnie dopracowany

– szybkość reakcji na zmiany- dzięki regularnym spotkaniom zespołu projektowego i klienta, można szybko reagować na zmiany, unikając tym samym strat czasu i zasobów.

Sprawdź nasze szkolenia AGILE!

Scrum

Scrum to jedna z najpopularniejszych i powszechnie stosowanych metodyk zwinnych (Agile), używana głównie do zarządzania projektami o zmiennych i trudno przewidywalnych wymaganiach. Scrum umożliwia elastyczne dostosowywanie się do zmian oraz dostarczanie wartości klientowi w krótkich okresach czasu. Scrum umożliwia pracę w sposób elastyczny, skupiając się na dostarczaniu wartościowych rozwiązań w krótkich cyklach czasowych. To podejście pozwala na lepsze zarządzanie projektem, oszczędności czasu i budżetu, oraz efektywniejszą pracę. To co ważne, SCRUM powinien dostarczać działające rozwiązania.

Zasady Scrum:

Iteracyjność: Projekt jest dzielony na krótkie okresy czasu (Sprinty), co umożliwia częste dostarczanie wartości.

Kolaboracja: Regularna komunikacja między członkami zespołu Scrum oraz z interesariuszami.

Adaptacja: Zespół Scrum dostosowuje się do zmieniających się warunków i wymagań w trakcie projektu.

Role w Scrum:

Product Owner: Odpowiada za dostarczanie wartości biznesowej poprzez określanie i priorytetyzowanie wymagań klienta.

Scrum Master: Odpowiada za zapewnienie, aby zespół Scrum stosował się do zasad Scrum, eliminowanie przeszkód oraz wspieranie procesów komunikacyjnych.

Scrum Team: Składa się z programistów, testerów, analityków itp., odpowiedzialnych za dostarczanie funkcji produktu.

Scrum jest stosowany w wielu dziedzinach, szczególnie w rozwoju oprogramowania, ale może być również z powodzeniem używany w innych obszarach projektowych. 

Kanban 

Kanban to metoda zarządzania projektem i procesem pracy, która koncentruje się na wizualizacji przepływu pracy oraz minimalizowaniu opóźnień i marnotrawstwa. Kanban używa tablicy, na której są widoczne wszystkie zadania i ich etapy przepływu pracy. To umożliwia łatwą wizualizację postępu pracy, identyfikowanie opóźnień i zrozumienie, gdzie mogą występować problemy. Dzięki ścisłej kontroli przepływu pracy, Kanban pomaga zespołom unikać przeciążenia pracą, utrzymując płynność i efektywność. Ta metoda jest bardzo elastyczna i dostosowuje się do zmieniających się warunków, co czyni ją idealnym dla projektów, gdzie wymagania są trudne do przewidzenia.

Kanban jest stosunkowo łatwy do wdrożenia, zwłaszcza w porównaniu do niektórych bardziej skomplikowanych metodyk. Zmiany mogą być stopniowo wprowadzane w zależności od potrzeb zespołu.

Sprawdź niezawodne narzędzia do zarządzania projektami – kliknij tutaj!

ScrumBan

ScrumBan to hybrydowa metoda zarządzania projektami, która łączy elementy Scrum i Kanban. Scrum zapewnia strukturę i jasność celów, podczas gdy Kanban umożliwia elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany. 

ScrumBan różni się od tradycyjnego Scrumu tym, że zespół nie pracuje w sprintach, ale w ciągłym trybie. Zamiast planować pracę na kilka tygodni do przodu, zespół pracuje nad bieżącymi zadaniami i ulepsza proces na bieżąco. Dzięki temu ScrumBan jest bardziej elastyczny i pozwala zespołom szybciej reagować na zmiany.

ScrumBan jest szczególnie przydatny dla zespołów, które pracują nad projektami o dużej złożoności i niepewności, gdzie potrzebna jest elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany. ScrumBan jest również dobry dla zespołów, które potrzebują lepszej transparentności i widoczności swojej pracy, a także dla tych, które chcą zwiększyć swoją wydajność i jakość.

Może być stosowany w różnych branżach i projektach, takich jak oprogramowanie, marketing, usługi finansowe i produkcja.

XP – eXtreme Programming

eXtreme Programming (XP) to jedna z pierwszych metodyk zwinnych.  Skupia się na przede wszystkim na doskonaleniu jakości oprogramowania poprzez stosowanie praktyk programistycznych i testowania. Ta metoda mocno stawia również na zaangażowania klienta. Wyróżnia się kilkoma unikalnymi cechami, które wyróżniają XP:

– Współpraca w parach, co oznacza, że dwie osoby dzielą się jednym stanowiskiem pracy i wspólnie pracują nad rozwiązaniem problemu. Zapewnia to wymianę wiedzy, zwiększa jakość kodu i umożliwia rozwiązanie problemów efektywniej.

Duży nacisk na testowanie automatyczne, co wspiera szybkie wykrywanie błędów i utrzymanie wysokiej jakości kodu.

Regularne dostarczanie wartości klientowi w postaci małych iteracji, dostarczając klientowi często nowych funkcji.

Wspólne Planowanie (Planning Game), w którym Klient jest aktywnie zaangażowany w projekt i wraz z programistami ustalają priorytety zadań. To pozwala na dostosowywanie się do zmian w trakcie projektu i głębsze zrozumienie potrzeb klienta.

To podejście może być szczególnie korzystne w projektach, gdzie wymagane są częste dostawy, a potrzeby klienta mogą się zmieniać w trakcie realizacji projektu.

Rapid Application Development (RAD)

Kluczowym celem podejścia RAD jest przyspieszenie całego procesu tworzenia oprogramowania. Metodyka ta opiera się na czterech krokach: planowanie, projektowanie prototypu, budowanie i implementacja. Procesy projektowania powtarzają się do momentu, gdy produkt będzie spełniał wszystkie wymagania. RAD sprawdza się wyłącznie, gdy priorytety są dobrze zaplanowane i ograniczone, więc najlepsze efekty przyniesie w małych i średnich projektach. 

Lean Project Management

Lean Project Management czyli „szczupłe zarządzanie projektami” to podejście do zarządzania projektami, które czerpie inspirację z filozofii Lean Manufacturing, znanej głównie z systemu produkcyjnego Toyota. Głównym celem Lean Project Management jest eliminacja marnotrawstwa (waste) i skupienie się na dostarczaniu wartości dla klienta. Aplikacja praktyk zarządzania zgodnych z filozofią Lean ogranicza wszelkiego rodzaju straty, czyniąc proces bardziej wydajnym, przewidywalnym,  zrównoważonym dzięki czemu maksymalizuje wartość dla Klienta.

PRINCE2 Agile

PRINCE2 Agile to połączenie standardu PRINCE2 z elastycznymi praktykami Agile. Jest to framework, który umożliwia dostosowanie metodyki PRINCE2 do projektów, które wymagają elastyczności i szybkiego dostarczania wartości klientowi. 

Co wyróżnia PRINCE2 Agile od PRINCE2?

Większa elastyczność i adaptacyjność.  PRINCE2, który jest mniej elastyczny i skoncentrowany na planowaniu i kontrolowaniu, PRINCE2 Agile stawia na dostosowywanie się do zmian i ciągłe doskonalenie.

Bardziej otwarta komunikacja i współpraca. Podczas gdy metodyka PRINCE2 zakłada tradycyjne formy komunikacji i zarządzania, to PRINCE2 Agile kładzie nacisk na otwartą komunikację i zdolność do adaptacji

Szybsze zarządzanie ryzykiem.  Przy PRINCE2  zarządzanie ryzykiem odbywa się w ramach formalnych procesów, gdzie w podejściu Agile w tym samym obszarze ważna jest szybka reakcja na zmiany 

Podsumowując: PRINCE2 Agile dostarcza zbiór praktyk i narzędzi Agile w ramach struktury PRINCE2.

AgilePM (Agile Project Management)

Agile Project Management to ogólne podejście do zarządzania projektami oparte na zasadach i praktykach Agile (zgodnie z wytycznymi DSDM). Wprowadza praktyki zaczerpnięte ze Scrum, Kanban czy Extreme Programming (XP). Skupia się na elastycznym podejściu do dostarczania wartości klientowi, iteracyjności i aktywnej współpracy z interesariuszami projektu.  To podejście do zarządzania projektami opiera się na ośmiu najważniejszych zasadach, w tym: skoncentrowaniu na celu biznesowym, braku ustępstw w kwestii jakości końcowego produktu, ścisłej współpracy między członkami zespołu, przestrzeganiu terminów, iteracyjnym rozwoju (od ogółu do szczegółu), budowie przyrostowej na różnych etapach projektu, jasnej komunikacji i kontroli poszczególnych etapów przez kierownika projektu.

Agile PM jest szeroko stosowany w projektach, które wymagają adaptacyjności, zwłaszcza w obszarze rozwoju oprogramowania (ale nie tylko!), gdzie zmienne wymagania są częste. 

Jaką metodologię wybrać do prowadzenia projektów?

Odpowiedź na to pytanie nie jest oczywista. Każda z firm powinna sama zadecydować o najlepszej i najbardziej skutecznej metodyce zarządzania projektami, analizując charakterystykę realizowanych przez firmę projektów. 

Nie ma jednej, idealnej metodyki zarządzania projektami, która sprawdzi się w każdym projekcie. 

Przed dokonaniem wyboru metodyki, zaleca się dokładne zrozumienie charakteru/typu projektu, wymagań Klienta, celów, charakterystyki i predyspozycji zespołu, a także kultury organizacyjnej.  W praktyce wiele firm korzysta z hybrydowych podejść, łącząc elementy różnych standardów, dostosowując metodyki do swoich unikalnych potrzeb. 

Warto dodać, że istotne jest także szkolenie pracowników z metodologii zarządzania projektami, co wpływa na zwiększenie efektywności, umiejętności oraz skuteczności działań w ramach projektów. Poznaj nasze szkolenia z obszaru zarządzania projektami https://valuetank.com/szkolenia-zarzadzanie-projektami/