Zapisz się na szkolenie
Na rynku dostępnych jest kilkadziesiąt systemów klasy PPM (Project & Portfolio Management), oferujących wparcie oraz automatyzację w obszarze zarządzania projektami. Większość z programów do zarządzania projektami, oferuje podstawowy zakres funkcjonalny, obejmujący harmonogram projektu, zarządzania zadaniami oraz zarządzania zespołem. Jest też kilkanaście programów do zarządzania projektami, spełniających kryteria dojrzałych i kompleksowych rozwiązań, czego wyrazem jest ich pozycjonowanie w niezależnych raportach takich organizacji jak Gartner czy Forester.
Systemy te, oferują obszerny wachlarz funkcjonalności z zakresu zarządzania projektami, zarządzania zadaniami, dają możliwość tworzenia szablonów projektów, umożliwiają planowanie pracy zespołu, zarządzanie zasobami, a także pozwalają zarządzać budżetem projektu, śledzić postępy prac oraz monitorować strategię mając do dyspozycji możliwość raportowania zaawansowanego.
Reasumując, decydując się na zakup i wdrożenie systemu do zarządzania projektami, organizacja zyskuje możliwość poprawy efektywności obejmującą planowanie projektów, realizację, zamykanie oraz ich długofalowe rozliczanie, w szczególności w złożonych i skomplikowanych projektach.
System do zarządzania projektami – kryteria wyboru
Rozpoczynając projekt obejmujący wdrożenie systemu klasy PPM, należy przeprowadzić wnikliwą analizę potrzeb wszystkich potencjalnych beneficjentów rozwiązania. Analizę potrzeb należy prowadzić przy udziale biznesu począwszy od Zarządu, przez menadżerów średniego szczebla, kierowników projektów, jednocześnie nie zapominając o kontrolingu oraz zespołach projektowych. Bardzo ważnym interesariuszem w kontekście wdrożenia oraz późniejszej eksploatacji systemu, jest obszar IT oraz bezpieczeństwo IT. Zidentyfikowane wymagania należy szczegółowo opisać oraz w miarę możliwości uzupełniając o przykłady obejmujące formularze, raporty projektowe, mapy procesowe itp.
Bazując na zidentyfikowanych wymaganiach funkcjonalnych oraz pozafunkcjonalnych, można rozpocząć proces selekcji dostępnych na rynku systemów klasy PPM.
Poza weryfikacją systemu do zarządzania projektami pod kątem zakresu funkcjonalnego, należy wziąć pod uwagę takie aspekty jak:
– intuicyjny interfejs użytkownika,
– czy jest dostępny interfejs aplikacji w języku polskim,
-czy jest dostępna aplikacja mobilna w języku polskim,
-czy aplikacja posiada wbudowany komunikator,
-łatwość wdrożenia,
-czas wdrożenia,
-lokalne wsparcie integratora,
-referencje.
Zobacz nasz artykuł – Gromadzenie danych w firmie – jak zrobić to porządnie i optymalnie?
System do zarządzania projektami – obszary funkcjonalne
Zaawansowane systemy do zarządzania projektami, umożliwiają automatyzację cyklu życia inwestycji. W ramach każdego cyklu, system do zarządzania projektami umożliwia wsparcie w zakresie czynności związanych z powołaniem wniosku inwestycyjnego, jego weryfikację, opiniowanie oraz zatwierdzenie. Na bazie zatwierdzonego wniosku inwestycyjnego, system powinien umożliwić utworzenie projektu (przy użyciu szablonów projektów) oraz jego zaplanowanie, realizację i zakończenie z możliwością długofalowego rozliczenia.
Definicja projektu i programu
Dodatkowo, w ramach budowania hierarchii przedsięwzięć, systemy do zarządzania projektami umożliwiają obsługę programów, które to agregują projekty realizujące wspólny cel. Definicja każdego przedsięwzięcia powinna obejmować odpowiednio zaprojektowaną kartę projektu, listy zadań, listę ryzyk, zagadnień, zmian (cr’ów) oraz repozytorium dokumentów umożliwiające udostępnianie plików w zespole projektowym. Mając na uwadze dostępność systemu w technologii webowej (z użyciem przeglądarki internetowej), użytkownicy mają dostęp do aktualnych danych z dowolnego miejsca zapewniającego dostęp do sieci internet.
Harmonogram rzeczowy oraz budżet projektu
Poza obszerną grupą zaawansowanych funkcji elementarnych, zwykle program pozwala zarządzać zadaniami, budżetem projektu, a także posiada wbudowane mechanizmy monitorowania czasu pracy zespołu, obsługę procesów biznesowych, zaawansowane raportowanie itp. Zarządzanie budżetem projektu, umożliwia zaplanowanie odpowiednich środków oraz źródeł finansowania w podziale na nakłady inwestycyjne oraz koszty operacyjne.
Zarządzanie zasobami
Dobrze zaplanowany harmonogram projektu, umożliwia delegowanie zadań do członków zespołu oraz ich późniejsze rozliczanie przy użyciu kart czasu pracy. Przypisane zasoby, mające zdefiniowane stawki w matrycy kosztów, umożliwiają automatyczne obliczanie kosztów w rozbiciu na poszczególne zadania, tworząc tym samym kompletny budżet projektu.
Monitorowanie projektów
Z perspektywy globalnych standardów w zakresie zarządzania projektami, kluczowe indeksy projektowe umożliwiające właściwe zaplanowanie, monitorowanie oraz rozliczanie przedsięwzięcia to; zakres, budżet, terminy oraz jakość.
Aby w odpowiedni sposób monitorować zarządzanie projektami, system klasy PPM powinien być wyposażony w instrumenty z zakresu raportowania statusowego, umożliwiające utrzymanie wysokiego poziomu transparentności w zakresie realizacji projektów.
Komunikacja w projekcie
Analizując system zarządzania projektami, należy także pamiętać o wsparciu w zakresie komunikacji zespołowej, gdyż jak wynika z naszych doświadczeń, duża część przedsięwzięć kończy się niepowodzeniem, ze względu na niewłaściwy poziom przepływu informacji oraz współpracy zespołowej. Mechanizmem który usprawnia komunikację w trakcie realizacji projektu jest konwersacja, czat, 'to-dos’, 'checks lists’, czynności do wykonania oraz ogólnodostępne listy zadań.
Workflow (automatyzacja procesów decyzyjnych)
Dynamikę działań w zakresie zarządzania projektami pomoże zapewnić odpowiedni silnik procesowy, umożliwiający automatyzację czynności w zakresie podejmowania decyzji, opiniowania, weryfikowania, zatwierdzania oraz monitorowania. Dojrzały system zarządzania projektami, umożliwia zdefiniowanie procesów biznesowych w ramach realizacji projektów, zarządzania zadaniami, zarządzania budżetem projektu, zarządzania ryzykiem, zagadnieniami oraz zmianami. Ponadto, w ramach procesów akceptacji wniosków inwestycyjnych, silnik procesowy wykorzystuje szablony projektów obejmujące generyczny harmonogram, zespół projektowy, listę generycznych ryzyk czy strukturę katalogów w repozytorium dokumentów. Wykorzystując silnik procesowy oraz mechanizmy powiadomień, możesz komunikować potrzebę zaopiniowania oraz podjęcia ważnych decyzji strategicznych.
Program do zarządzania projektami – techniki wdrożenia
Wdrożenie systemu do zarządzania projektami, stanowi niemałe wyzwanie organizacyjne. Planując tego typu przedsięwzięcie, należy wziąć pod uwagę użycie właściwej metodyki prowadzenia projektu, ale także zadbać o proces zarządzania zmianą organizacyjną.
Metodyka wdrożenia
Projekt wdrożenia aplikacji do zarządzania projektami, powinien być realizowany z wykorzystaniem w jak największym stopniu „know how” zawartego w systemie oraz wiedzy i wieloletnich doświadczeń zespołu wdrożeniowego. Harmonogram wdrożenia obejmować powinien planowanie iteracje, a system powinien być adoptowany do potrzeb klienta przyrostowo z wykorzystaniem technik warsztatowych. Dzięki takiemu podejściu, pierwsze efekty i korzyści wynikające z wdrożenia osiągniemy w krótkim czasie, tzw. „QuickWins”.
Do realizacji każdego kolejnego etapu, wykorzystane powinny zostać doświadczenia zdobyte w trakcie realizacji poprzednich etapów wdrożenia.
Planowanie i realizacja projektu
Odpowiednio zaplanowane wdrożenie oraz wsparcie w zakresie zarządzania zmianą organizacyjną, umożliwi sprawne i płynne rozpoczęcie produkcyjnego użycia systemu przez wszystkich użytkowników.
Projekt powinien zostać rozpoczęty formalnym spotkaniem Kick-Off, na którym zakomunikowane zostaną najważniejsze aspekty przedsięwzięcia, takie jak:
-cele biznesowe,
-korzyści wynikające z wdrożenia w ujęciu poszczególnych ról i stanowisk,
-harmonogram projektu,
-wysokopoziomowy zakres projektu,
-zespoły projektowe, w tym ciało komitetu sterującego,
-techniki i procedury komunikacji.
Pierwszy etap projektu, obejmujący szczegółową analizę wymagań, powinien zostać zaplanowany i zrealizowany w formule warsztatów narzędziowych z udziałem małych zespołów, co wpłynie na poprawę efektywności w zakresie wypracowania oczekiwanych produktów projektowych.
Dodatkowo, w ramach pierwszej iteracji, należy rozważyć przygotowanie środowiska demonstracyjnego, dzięki którymi użytkownicy będą mogli zapoznać się z oferowanymi przez system standardowymi funkcjonalnościami. Każdy kolejny cykl warsztatów, powinien zostać zakończony opracowaną specyfikacją wymagań oraz propozycją projektu rozwiązania (z uwzględnieniem rozwiązań alternatywnych). Użytkownicy w trakcie warsztatów powinni mieć możliwość oceny zaproponowanych rozwiązań, w kontekście potrzeb oraz procesów biznesowych.
Harmonogram wdrożenia
Aby dostarczyć (zgodnie z powyższymi założeniami) korzyści biznesowe w postaci „QuickWins”, zasadne jest podzielenie projektu na fazy i etapy, umożliwiające bardziej efektywne zarządzanie zadaniami. Cele biznesowe będą możliwe do osiągnięcia poprzez zastosowanie najlepszych praktyk, zgromadzonych przez Wykonawców posiadających wieloletnie doświadczenia we wdrażaniu podobnych rozwiązań.
Do najbardziej popularnych technik prowadzenia projektu należą:
-Opracowanie i wdrożenie zasad współpracy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, z uwzględnieniem identyfikacji wszystkich interesariuszy zaangażowanych w projekt oraz komunikacji zespołowej.
-Zdefiniowanie ról i scenariuszy użycia systemu do zarządzania projektami.
-Wsparcie kierownictwa Zamawiającego (również w zakresie zmiany organizacyjnej wynikającej z wdrożenia programów do zarządzania projektami).
-Implementacja obowiązujących metodyk i procedur przy użyciu metod zapewniających ergonomię i elastyczność użytkowania systemu do zarządzania projektami (zakres automatyzacji).
-Zapewnienie skutecznego transferu wiedzy poprzez organizację szkoleń w trybie warsztatowym w kontekście potrzeb dla indywidualnych użytkowników oraz inne formy wsparcia (np. coaching zaproponowany poszczególnym członkom zespołu).
-Zapewnienie mechanizmów integracji pomiędzy systemem do zarządzania projektami i wskazanymi systemami zewnętrznymi w tym interfejs programu FK, HR, ERP itp.
-Realizacja procedur projakościowych w odniesieniu do listy zadań projektowych, funkcjonalności systemowych, jak również bezpieczeństwa IT.
-Opracowanie procedur zarządzania konfiguracją projektu pozwalających udostępniać pliki zawierające dokumentację projektową oraz zarządczą.
-Opracowanie zasad pracy zdalnej.
-Opracowanie zasad zarządzania zmianą i zgłoszeniami serwisowymi, gdzie z pomocą przychodzą aplikacje typu ITSM.
-Opracowanie procedur delegowania oraz zarządzania zadaniami projektowymi i operacyjnymi.
W trakcie zarządzania poszczególnymi zadaniami projektowymi, warto zwrócić uwagę na interakcję pomiędzy członkami zespołu, w kontekście realizacji celów biznesowych przy jednoczesnym zachowaniu możliwości wykonywania codziennych obowiązków nie związanych z realizacją projektu wdrożenia systemu do zarządzania projektami.
Ścisła współpraca z innymi członkami zespołu, ułatwia pracę oraz pozwala na bieżącą kontrolę postępu prac, zarządzanie budżetem projektu i ocenę ich zgodności z przyjętymi założeniami. Aby to umożliwić, należy rozważyć uruchomienie procesów kontrolnych, głównie w obszarze zarządzania zakresem, budżetem, harmonogramem, w tym monitorowanie zarządzania zadaniami i jakością.
W trakcie realizacji wdrożenia, niezbędne jest regularne prowadzenie spotkań zarządczych (statusowych) i posiedzeń Komitetu Sterującego w szczególności w większych projektach.
System do zarządzania projektami – sposób licencjonowania
Powszechnie na rynku dostępne są systemy do zarządzania projektami, których cenniki obejmują licencje wieczyste, opłatę subskrypcyjną za licencje czasowe oraz dostęp do systemu w formule SaaS (Software as a Service). SaaS obejmuje zarówno opłatę za licencje czasowe jak i opłatę za środowisko informatyczne, na którym system jest zainstalowany. Reasumując, opłata SaaS obejmuje dostęp do systemu, usługę maintenance oraz środowisko informatyczne wraz z niezbędnymi licencjami dodatkowymi, takimi jak licencje systemu operacyjnego, baz danych itp. Z punktu widzenia oszczędności oraz wydajności środowiska, formuła SaaS jest zwykle najbardziej korzystna dla organizacji.
Niezależnie od modelu komercyjnego, zwykle producenci oferują licencje nazwane dla konkretnych użytkowników, w rozbiciu na licencje pełne oraz licencje z ograniczeniami. Uzupełnieniem powyższych licencji, są licencje dla użytkowników nazwanych, umożliwiające podgląd danych biznesowych bez możliwości ich edycji tzw. ViewOnly. Tego typu licencje, oferowane są zazwyczaj w pakietach po 100, 1000 szt lub opcje które obejmują nieograniczoną liczbę użytkowników. Niezwykle rzadko, w ofercie dostępne są licencje typu Concurent, które umożliwiają współdzielenie licencji pomiędzy różnymi użytkownikami. Podczas analizy obszaru licencji, należy także zwrócić uwag na ewentualne koszty związane z integracją z innymi narzędziami.
Jaki program do zarządzania projektami? – podsumowanie
Wybierając programy do zarządzania projektami, należy wziąć pod uwagę jego funkcje w kontekście bieżących najważniejszych potrzeb organizacji, ale także mieć świadomość zmian zachodzących na rynkach międzynarodowych. Mając na uwadze złożoność przedsięwzięcia oraz wysoki koszt początkowy, należy wybrać na tyle dojrzałe oraz elastyczne rozwiązanie, którego funkcjonalności umożliwią dostosowanie do potrzeb organizacji na przestrzeni wielu lat eksploatacji systemu.