W dzisiejszych czasach firmy gromadzą coraz więcej danych, wierząc, że to najcenniejszy zasób każdej organizacji. Faktycznie tak jest, o ile oczywiście potrafimy nimi odpowiednio zarządzać. A to wbrew pozorom nie jest takie proste…Często przerasta nas już samo gromadzenie danych i ich przechowywanie. Dlaczego? Jak można tego uniknąć? Jak uprościć zbieranie danych w firmie? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.

Przechowywanie danych w Excelu – czy to najlepsza droga?

W celu gromadzenia danych w wielu firmach pierwszym i jedynym wyborem stają się arkusze kalkulacyjne Excel. O ile w małych przedsiębiorstwach, o płaskich strukturach może się ono sprawdzać, o tyle w dynamicznie rozwijających się i dużych firmach zaczyna generować szereg wyzwań. Jakich? Chociażby takich, jak generowanie wielu plików dotyczących tego samego, duplikowanie ich, czy posiadanie plików z niespójnymi danymi. Do tego dochodzi brak wiedzy odnośnie lokalizacji danego pliku. Czyli ogólnie rzecz biorąc, bałagan oraz utrudniony dostęp do danych.

Jakie narzędzie wybrać do gromadzenia danych?

Kiedy dochodzimy do wniosku, że w naszym przypadku Excel to już za mało, pojawia się kolejny dylemat: „wdrożyć gotową i w miarę tanią aplikację, czy duże rozwiązanie, o szerokim spektrum dopasowania (często kosztowne finansowo i czasowo)?” Bardzo często odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa.

Pudełkowe aplikacje do przetwarzania i zapisywania danych

Tanie i gotowe, tzw. “pudełkowe” rozwiązania okazują się zbyt mało elastyczne i nie zawierają funkcjonalności, które dla nas są “must have”, a z kolei te duże i drogie, mają co prawda duży poziom uniwersalności i możliwości dostosowania do potrzeb danej firmy, ale przez to wymagają dużych nakładów czasu, finansów i wiedzy niezbędnej do skonfigurowania systemu.

FLEXI – gromadzenie danych firmy w jednym, łatwo dostępnym dla wszystkich miejscu

Na rynku dostępne jest rozwiązanie, które godzi te dwa dylematy i któremu warto się przyjrzeć bliżej. Platforma Flexi – elastyczne narzędzie do budowania różnego rodzaju rejestrów elektronicznych. Dzięki niemu tworzymy w organizacji jedno źródło gromadzenia i przechowywania danych, a także w łatwy sposób zarządzamy dostępem do nich. Aplikacje zbudowane na Flexi pozwalają w krótkim czasie (porównywalnym lub krótszym niż konfiguracja dużego systemu) na dostarczenie firmie rozwiązania realizującego jej potrzeby i procesy zdefiniowane w organizacji.

Platforma Flexi to:

-możliwość szybkiego dostarczenia gotowej aplikacji,

-konkurencyjna cena gotowego systemu,

-wysoka jakość.

Jaka firma może skorzystać z FLEXI?

Z FLEXI może skorzystać każda organizacja, która operuje na szeroko rozumianych rejestrach i danych. Jest to platforma o szerokich zastosowaniach i może wspierać procesy związane z obsługą danych praktycznie w każdym dziale firmy.

Potrzebujesz zarządzać bazą klientów, flotą, przechowywać rejestr faktur, a może zarządzać informacjami o dużej ilości oferowanych produktów? Wszystkie te potrzeby jesteś w stanie zrealizować za pomocą Flexi.

FLEXI – łatwe zbieranie danych

Dane, które będą podlegały obróbce muszą w jakiś sposób trafić do bazy aplikacji. W przypadku FLEXI dysponujemy trzema głównymi sposobami zasilania danymi:

ręczne wprowadzanie bezpośrednio w aplikacji lub poprzez formularze na stronie internetowej,
import z plików,
wykorzystanie API do pobierania danych z innych źródeł.

W aplikacjach zbudowanych na FLEXI powszechnie wykorzystywane są słowniki, dzięki którym można lepiej zarządzać danymi operacyjnymi zarówno w codziennej pracy jak i przy tworzeniu raportów.

1. Kontrola dostępu i bezpieczeństwo danych

Rozwiązania Flexi zawierają odpowiednie zarządzanie dostępem do poszczególnych danych. Podstawą są role, które zawsze dopasowywane są do potrzeb Klientów. Ogólnie mówiąc, dobrze zaprojektowane role umożliwiają dostęp do właściwych danych odpowiednim pracownikom.

Dodatkowo możemy wpływać, na zakres operacji na danych, np. jeden użytkownik może mieć możliwość jedynie wprowadzania danych, inny może je edytować, kolejna grupa może zgłaszać propozycje modyfikacji, które następnie będą akceptowane lub odrzucane przez dedykowaną grupę pracowników. Dane mogą być wersjonowane, czyli możemy przechowywać poprzednią wartość lub wszystkie wcześniejsze wraz z informacją kto i kiedy modyfikował dane.

Przyporządkowując użytkowników do ról w aplikacjach możemy skorzystać z integracji z Active Directory, połączyć się z Modułem Zarządzania Użytkownikiem lub możemy skorzystać z listy użytkowników w aplikacji.

Za bezpieczeństwo danych odpowiadają mechanizmy po stronie bazy danych. FLEXI może korzystać między innymi z Microsoft SQL Server, Oracle i PostgreSQL.

2. Wsparcie procesów biznesowych

Posiadając dane, do których dostęp mają wskazane osoby można przejść do tematu wykorzystania ich w ramach specyficznych dla organizacji procesów. Jako przykład możemy wziąć komunikację z klientami firmy. Wyobraźmy sobie, że klient, poprzez formularz na stronie zwraca się z pytaniem do firmy. Pytanie wraz z niezbędnymi dodatkowymi danymi (np. kontaktowymi) trafia do dedykowanego zespołu, który opracowuje odpowiedź. W celu ułatwienia pracy nasze aplikacje oddają użytkownikom do dyspozycji szablony dokumentów, które przygotowuje się w MS Word. W szablonach można wykorzystać jako parametry informacje zgromadzone w aplikacji, np. imię i nazwisko klienta.

3. Dostępność ścieżek akceptacji

Przygotowana przez pracownika odpowiedź przechodzi zdefiniowaną ścieżkę akceptacji. Może być ona zdefiniowana w sposób sztywny, czyli wszystkie osoby muszą zaakceptować dokument, żeby mógł być on wysłany do klienta lub elastyczny, czyli osoba akceptująca podejmuje decyzję czy dokument wymaga dodatkowej akceptacji. Każda odrzucona akceptacja może zawierać komentarz dla osoby prowadzącej daną sprawę.

4. Integracja z serwerem pocztowym

Zaakceptowany dokument może zostać wysłany do klienta. I tutaj użytkownik bez wychodzenia z aplikacji wysyła wiadomość. W tym celu, podobnie jako to miało miejsce w przypadku dokumentów, może skorzystać z gotowych szablonów odpowiedzi. W przypadku, gdy klient odpowie na wiadomość, ona automatycznie jest przypisywana do dokumentacji sprawy. Dzięki temu wszystkie działania związane z obsługą konkretnego klienta są zgromadzone w jednym miejscu i zapewniają wygodne przeglądanie.

5. Raporty i statystyki

Aplikacje wykorzystujące platformę FLEXI są kompleksowe, czyli poza obsługą procesów i przechowywaniem danych pozwalają również na tworzenie raportów i statystyk, co pozwala na dokładne analizy danych. Tutaj FLEXI udostępnia dwa główne sposoby na gromadzenie informacji. Pierwszy z nich to eksportowanie danych do plików .xlsx bezpośrednio z odfiltrowanych widoków aplikacji. Drugi sposób, to zaprojektowane raporty, które można oglądać na ekranie lub wyeksportować do pliku pdf.

6. Powiadomienia

Jedną ze standardowych funkcjonalności platformy FLEXI są powiadomienia wysyłane do użytkowników aplikacji. Do dyspozycji są dwa podstawowe typy powiadomień:

–jednorazowe – pozwalają na przesłanie określonego komunikatu wybranym użytkownikom we wskazanym dniu,

–warunkowe – wysyłają komunikat w momencie zaistnienia zdefiniowanego warunku.

Doświadczenia zebrane podczas realizacji projektów dla naszych Klientów stale uzupełniają standardowe funkcjonalności platformy. Dzięki temu budowa kolejnych aplikacji zajmuje mniej czasu.

U większości Klientów działa więcej niż jedna aplikacja wykorzystująca FLEXI. W takim przypadku aplikacje mogą pracować na tych samych danych bez konieczności tworzenia dodatkowych integracji.

Jaki jest czas realizacji aplikacji?

Oddanie do użytkowania większości aplikacji, które powstały przy wykorzystaniu platformy FLEXI następowało w okresie 2-3 miesięcy od momentu rozpoczęcia prac programistycznych. Najdłuższy projekt trwał około 6 miesięcy.

Prototyp pokazujący pojedyncze widoki aplikacji możemy przygotować w ciągu kilku dni. To jest bardzo cennym elementem wspierającym analizę, ponieważ Klient prowadzi analizę w oparciu o rzeczywiste widoki aplikacji.

Gromadzenie danych – podsumowanie

W obecnych czasach prawidłowe gromadzenie danych stanowi klucz do sukcesu każdej organizacji. Mając do dyspozycji odpowiednie narzędzia, możliwe jest skuteczne zarządzanie danymi dotyczącymi różnych aspektów działalności firmy, niezależnie od źródła, z którego pochodzą. Platforma FLEXI, oferuje zintegrowane rozwiązanie umożliwiające zapisywanie danych w sposób zorganizowany oraz ich analizę, co znacząco ułatwia podejmowanie informowanych decyzji biznesowych. Dzięki funkcjonalnościom takim jak zaawansowane zarządzanie dostępem, wsparcie procesów biznesowych, integracja z serwerem pocztowym oraz możliwość tworzenia raportów i analiz statystycznych na bazach danych, stanowi atrakcyjną opcję dla firm pragnących optymalizować procesy związane z gromadzeniem i przetwarzaniem danych.