FLEXI BOK

Aplikacja do automatyzacji procesu obsługi klientów

Aplikacja do automatyzacji procesu obsługi klientów. Jest to rozwiązanie dla firm borykających się z niewydolnym procesem obsługi klientów.

Skategoryzuje wpływające zgłoszenia, automatycznie dobierze rozwiązanie dla prostych i powtarzających się czynności lub zapytań, a dla tych, które wymagają zwiększonej uwagi pracowników udostępni dedykowane narzędzia do ich obsługi i koordynacji.

Flexi BOK umożliwia:

obsługę spływających wniosków i zapytań
obsługę gwarancyjną lub rękojmię
obsługę spraw trudnych

Korzyści z wdrożenia:

Centralna baza spraw/zgłoszeń/reklamacji zakończonych wraz z możliwością jej przeszukiwania, pozwala organizacji na analizę i optymalizację sposobu rozwiązywania danych typów problemów.
Podczas odpowiadania na zgłoszenia klientów aplikacja podpowiada wzory dokumentów i korespondencji, które najlepiej do niej pasują, uzupełniając je treścią bazującą na parametrach zgłoszenia, co minimalizuje przygotowanie korespondencji oraz pozwala spersonalizować jej zawartość.
Wbudowany mechanizm monitorowania upływu czasu – zarówno dla pracowników jak i podmiotów współpracujących – wpływa na skuteczność dotrzymywania terminów obsługi (SLA).
Wsparcie dla optymalizacji obciążenia pracą zespołu BOK,
Raporty monitorujące postępy w rozwiązywaniu spraw, pozwala na wczesne reagowanie w przypadku, gdy wystąpią problemy oraz optymalizację procesu rozwiązywania danego typu spraw.
Zarządzanie uprawnieniami i dostępem znacząco zwiększa bezpieczeństwo danych.
Usuwanie i anonimizacja danych osobowych – zgodność z RODO.

Procesy obsługi zgłoszeń i spraw zostały ustandaryzowane i uproszczone w narzędziu FlexiBOK, a czynności niewymagające uwagi pracowników zautomatyzowane.

Charakterystyczna modułowa budowa FleXiML zapewnia możliwość elastycznej rozbudowy oraz dostosowania narzędzia do specyfiki biznesowej klienta oraz zwiększających się potrzeb w trakcie użytkowania oprogramowania, w tym również zmiana przebiegu standardowego procesu (przedstawionego obok):

Rejestracja zgłoszenia w systemie i automatyczna kategoryzacja;
W przypadku zgłoszeń i zapytań standardowych, wysyłka szybkiej, ale dedykowanej odpowiedzi na bazie jednego ze wzorów dostępnych w bibliotece szablonów;
W przypadku zgłoszeń i zapytań niestandardowych, założenie w systemie sprawy, a następnie jej analiza i parametryzacja – na tej podstawie i po uwzględnieniu obciążenia pracowników przypisanie do osoby, która będzie w stanie zająć się nią najlepiej i najszybciej;
Umieszczenie zgłoszenia na liście spraw wymagających uwagi osoby, do której jest przypisana;
W przypadku, gdy do rozwiązania konieczne jest zaangażowanie działów wewnętrznych lub podmiotów z spoza organizacji, monitorowanie terminów i odpowiedzi w ramach sprawy przez aplikację FleXiML.