Zapisz się na szkolenie
Zarządzanie projektami? To tylko brzmi łatwo. W praktyce niestety jest zupełnie odwrotnie, gdyż zagadnienie to odgrywa bardzo istotną rolę w efektywnym funkcjonowaniu organizacji. Nie dość, że zapewnia wysoce skuteczne planowanie, realizację i kontrolę działań, to także zmniejsza liczbę nieporozumień pomiędzy działami oraz redukuje idącą za tym liczbę błędów. Wdrożenie systemowego podejścia do zarządzania projektami może przynieść wiele korzyści, jednak także niemało problemów i wyzwań. Jakich? O tym opowiemy w poniższym artykule, dlatego zachęcamy do jego lektury!
Po pierwsze – konieczność pogodzenia różnych szczebli zarządzania
Zacznijmy od oczywistości – uwzględnienia oczekiwań dla beneficjentów na różnych szczeblach struktury organizacyjnej, w tym zarządzania strategicznego oraz operacyjnego. Z jednej strony podstawową rolą zarządu jest opracowanie oraz monitorowanie realizacji długoterminowych celów biznesowych, z drugiej natomiast wsparcie działalności operacyjnej – pracownicy różnych szczebli – oczekują narzędzi ułatwiających codzienną pracę i realizację projektów.
Dodatkowym wyzwaniem jest integracja różnych działów; księgowości, finansów czy zamówień, które to muszą dostosować swoje dotychczasowe procesy do nowego modelu zarządzania.
Agile – co to jest i jak użyć go w biznesie?
Po drugie – zbyt duży zakres prognozowanych zmian
Jednym z najczęstszych błędów przy implementacji systemu zarządzania projektami jest próba wprowadzenia do struktury firmy zbyt dużego i zbyt głębokiego zakresu zmian w zbyt krótkim czasie. Część prac może prowadzić do wielomiesięcznych procesów, te natomiast, zamiast usprawniać zarządzanie projektami, w ogromnym stopniu skomplikują lub całkowicie uniemożliwią ich wdrożenie. W efekcie organizacja może stracić z horyzontu pierwotne założenia, a cały proces stanie się zbyt długi i kosztowny. Skutecznym podejściem jest wdrażanie zmian w etapach i iteracjach. Warto zacząć od najważniejszych funkcjonalności i systematycznie kontynuować wdrożenie rozwijając system w kolejnych krokach.
Po trzecie – obawy przed nadchodzącymi zmianami
Każda zmiana w organizacji zawsze spotyka się z pewnym poziomem obaw ze strony pracowników każdego szczebla. Wszyscy są przyzwyczajeni do dotychczasowych metod pracy, zarządzania projektami w dotychczasowych narzędziach czy typowej, standardowej komunikacji poprzez e-mail. Tym samym mogą dość niechętnie podchodzić do nowych rozwiązań wymagających od nich zmiany swoich nawyków.
Zarządzanie zmianą – szkolenie Sprawdź!
Po czwarte – zbyt małe zasoby finansowe przedsiębiorstwa
Wprowadzenie systemu zarządzania projektami zawsze wymaga poniesienia dość dużych nakładów na zakup licencji oprogramowania, wdrożenie oraz szkolenia. Dla wielu przedsiębiorców samo to może stanowić niemałe wyzwanie. Nie wszystkie firmy dysponują budżetem na zakup zaawansowanego oprogramowania czy zatrudnienie doświadczonych osób odpowiedzialnych za jego wprowadzenie.
Koszty da się jednak znacząco obniżyć. Przedsiębiorcy, w celu uzyskania bardzo dużych oszczędności, mogą zdecydować się na współpracę z zewnętrznymi ekspertami i wdrożenie systemu właściwie dobranego przez specjalistów, którzy znają jego działanie „od podszewki”, a tym samym gwarantują jego prawidłową pracę, zawsze zgodną z założeniami.
Po piąte – brak celów, brak analizy = brak sukcesu
Skuteczne wdrożenie systemu zarządzania projektami wymaga precyzyjnego określenia mierzalnych celów i wskaźników sukcesu, dzięki czemu można monitorować jego efektywność. Brak jasno zdefiniowanych rezultatów sprawia dużą trudność w ocenie, czy wdrożenie rzeczywiście przynosi, lub już przyniosło, wymierne korzyści. Bez wyraźnej wizji organizacja może wprowadzać zmiany chaotycznie, bez jasnego punktu odniesienia do oceny ich skuteczności.
Kanban – co to jest i jak wdrożyć go w firmie?
Podsumowanie – błędy, które nie muszą być błędami
Wdrożenie systemu zarządzania projektami to duże wyzwanie; wymaga strategicznego podejścia, dostosowania procesów i zaangażowania całej organizacji. Piętrzące się problemy mogą jednak spowolnić lub utrudnić cały proces, zmniejszyć jego opłacalność i zniwelować prognozowane korzyści. Właśnie dlatego zachęcamy do skorzystania z oferty ekspertów, którzy dzięki swojej wiedzy oraz wieloletniemu doświadczeniu, przeprowadzą wdrożenie systemu klasy PPM w sposób, który umożliwi osiągnięcie założonych celów i rezultatów w zaplanowanym terminie.