Kiedy i dlaczego firma powinna
rozważyć wdrożenie systemu
do zarządzania projektami

Efektywna realizacja coraz większej liczby projektów, które kończyłyby się sukcesem to dla firm ogromne wyzwanie. Organizacje najczęściej zmagają się w tym zakresie z mało skuteczną komunikacją, brakiem dobrego planu, niedoszacowanym budżetem czy też brakiem właściwego nadzoru nad projektem. Tradycyjne metody zarządzania projektami często nie zdają egzaminu, biorąc pod uwagę mnogość podejmowanych przedsięwzięć oraz ich coraz większą złożoność. Dlatego też większość firm potrzebuje zmiany podejścia do zarządzania projektami, aby z powodzeniem osiągać zamierzone cele.

Czasochłonny i nieefektywny nadzór nad projektem
– zmora większości zespołów projektowych.

Jednym z głównych wyzwań, przed jakim stają firmy w zakresie realizacji projektów, jest zapewnienie efektywnej komunikacji. Na bieżąco z postępami prac musi być zarówno cały zaangażowany zespół, biuro projektów, przełożeni nadzorujący całość projektu, jak również kluczowi interesariusze oraz Zarząd. Aby zapewnić prawidłową komunikację, planowane są liczne spotkania, po których następuje jeszcze bardziej czasochłonne raportowanie. Projekt się toczy, a zespoły walczą o zapewnienie jak najlepszego przepływu informacji, marnując cenny czas. Włożony wysiłek jest niewspółmierny do efektów. W takim wydaniu komunikacja często jest nieskuteczna, kluczowe informacje docierają do poszczególnych osób z opóźnieniem lub czasem wcale. W gruncie rzeczy niezależnie od starań, ani spotkania robocze ani częste raportowanie nie zapewnią dostatecznej kontroli nad projektem, tym bardziej, kiedy takich projektów toczy się kilka, kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt jednocześnie.

Harmonogram i budżet
– czy da się go konkretnie zaplanować?

W firmach zdarzają się projekty, które kończą się przekroczonym terminem lub budżetem. Naturalnym są jakieś odchylenia, zmiany i sytuacje kryzysowe w trakcie realizacji projektów na które trzeba błyskawicznie reagować. Tym niemniej, czym innym jest adaptacja planu do zmieniających się warunków, a czym innym swobodne przesuwanie terminów i bezkarne przekraczanie budżetów. Jakby nie patrzeć, sukces projektu zależy w znacznej mierze od dokładnie zaplanowanych prac i ich realizacji w ustalonych terminach, kosztach oraz zakresie. Przy niedoszacowanym harmonogramie i budżecie istnieje ryzyko, że projekt może się zakończyć z opóźnieniem lub zostać całkowicie wstrzymany. Dlatego bardzo rozsądnie należy podchodzić do ustaleń w obszarze zakresu, harmonogramów i kosztów oraz unikać tych nierealnych do realizacji. Niestety nie jest łatwo to osiągnąć własnym sumptem.

Co więc zrobić, aby usprawnić zarządzanie projektami?

Aby projekt mógł zakończyć się sukcesem, należy nim w odpowiedni sposób zarządzać. Podejmowanie działań ad-hoc opartych na niedopracowanej koncepcji i złych założeniach, które często towarzyszą organizacjom przy realizacji projektów, może nieść za sobą wiele zagrożeń. Metodyki zarządzania projektami umożliwiają zachowanie właściwego i efektywnego podejścia, a do ich realizacji służą łatwo dostępne na rynku narzędzia. Pozwalają one na uporządkowanie i automatyzację procesów, a w konsekwencji optymalizację pracy i uzyskanie maksymalnej wydajności. Z ich pomocą, organizacje zyskują lepsze możliwości planowania, realizacji, raportowania, a także zarządzania ryzykiem oraz monitorowania wydatków i strategii. Firmy, które realizują od kilku do kilkudziesięciu projektów równocześnie, poważnie powinny rozważyć wdrożenie specjalistycznych narzędzi klasy PPM (Project & Portfolio Management). Wspieranie się skutecznymi narzędziami przy realizacji dużej liczby przedsięwzięć, znacznie obniża ryzyko popełniania błędów, minimalizuje ilość pracy administracyjnej przy projektach, a organizacja zapewnia sobie jednolity i wysoki standard prowadzenia projektów w zgodzie z przyjętą strategią organizacji.

Skuteczne narzędzia – czyli jakie?

Organizacja PMI – zrzeszająca kierowników projektów z całego świata i promująca dobre praktyki w tej dziedzinie – przeprowadziła ankietę wśród przedstawicieli kadry kierowniczej oraz dyrektorów, w której spytała, jakie funkcje programów PPM są w ich odczuciu najbardziej przydatne. Wśród najczęstszych odpowiedzi pojawiały się:
    • bieżące zarządzanie zadaniami,
    • planowanie budżetu
    • kooperacja z innymi działami,
    • zharmonizowanie prac z innymi pracami,
    • generowanie i wysyłka raportów,
    • definiowanie celów.
Rynek oferuje wiele narzędzi, które spełniają powyższe oczekiwania. Zdaniem międzynarodowej organizacji Gartner, prowadzącej badania rynkowe między innymi w obszarze PPM, do najskutecznych narzędzi usprawniających zarządzanie projektami należą między innymi np. Clarity PPM, Sciforma czy Microfocus PPM. Wspierają one pracę i czynią zarządzanie projektami sprawniejszym, efektywniejszym oraz bardziej przewidywalnym. Firmy decydujące się na wdrożenie tego typu narzędzi mogą liczyć na znaczną poprawę i skrócenie czasu planowania, obniżenie wskaźnika przekraczania budżetu, skuteczniejszą komunikację w ramach projektu, co w konsekwencji przekłada na podejmowanie właściwych decyzji biznesowych.



Masz pytania dotyczące obszaru zarządzania projektami?

Maciej Scherer
Wiceprezes Zarządu
Project Portfolio Manager
kom. 605 731 942
mscherer@valuetank.com